Será apenas sentimento meu ou ainda ontem era Natal? O tempo voa…e voa também aquilo que aspirámos para este ano aquando das 12 passas de ano novo: tantos planos, objectivos pessoais e profissionais… Indiscutivelmente todos temos as mesmas 24h por dia, mas deixa-me intrigada porque conseguem algumas pessoas cumprir os objetivos com facilidade aparente e outras não! Pergunto-me como gerir todo um leque de tarefas que diariamente requerem a nossa atenção imediata, num mundo que não vê com bons olhos falhar com um cliente, com um projecto ou com um prazo.
Muito apegada ao meu background técnico-científico tento procurar explicações que justifiquem o quão difícil é passar a um estado de ação que me faça chegar onde sonhei. E como quem procura sempre encontra, a verdade é que quando nos deparamos com tarefas urgentes, o nosso cérebro reactivo (old brain) quer entrar em ação e sem darmos conta, apressamo-nos nestas tarefas. O sentido de tarefa realizada gera um sentimento bom e apaziguador, sentimo-nos energizados e ocupados…e muitas vezes cresce uma adição por tudo o que é urgente! Been there. Nem sempre aquilo que é urgente é importante, mas muitos eventos parecem-nos críticos e quando as coisas acalmam somos invadidos por uma sensação frustrante de que desperdiçámos o dia com trivialidades. Sentem o mesmo?
Sei hoje que para dedicar tempo de qualidade em tarefas ou actividades que acrescentam valor aos meus objectivos é necessária uma aproximação consciente e racional que ajude a quebrar o padrão e a sobrepor-se ao nosso cerebro reactivo. Este perfil mais racional tem dificuldade em prevalecer quando se sente ameaçado, em stresse ou dominado por emoções e isso obriga a muito mais energia, obriga a pensar… e começa aqui a parte mais interessante da história: o sucesso está realmente nas nossas mãos.
Se me permitirem um conselho, de entre uma lista de hábitos de sucesso podemos cozinhá-los em dois:
- Faça qualquer coisa. Abandone esse estado meio vegetativo e muitas vezes de vitimização e entre em ação. Cada minuto que passamos a fazer scroll no Facebook distanciamo-nos dos nossos sonhos. (Mark Zuckerberger construiu um império de alguns biliões dada a nossa incapacidade de dizer não ao Quadrante IV!)
- Crie um plano das ações que pretende empreender. Não vale a pena fazer coisas só por fazer, esperando que por divina inspiração se alinhem os planetas no sentido correcto e o conduzam ao final do arco-íris. Pense, ordene por ordem de prioridade e não se deixe iludir por tarefas mais sexy.
Não existem fórmulas milagrosas para planear com sucesso. Mas partilho convosco uma das teorias mais famosas de sempre para a gestão de tempo, também conhecida por gestão de prioridades pelo seu autor Stephen Covey: a matriz do tempo. Segundo ele, desde as mais aspiracionais às mais mundanas, as nossas tarefas podem caracterizar-se por urgentes ou não urgentes, importantes ou não importantes.
Importantes, aquelas responsabilidades que contribuem para os nossos objectivos ou projectos e urgentes, aquelas responsabilidades que requerem a nossa atenção imediata ou resultam em consequências imediatas.
Para mim, muito mais que uma teoria é uma ferramenta que ajuda a centrar-me e a focar aquilo que é realmente importante para mim. Apenas uma maneira de fazer as coisas, mas semanalmente antes de começar a corrida de fundo que muitas vezes me faz perder o norte, paro 15 minutos e rabisco a minha matriz de prioridades:
Quadrante I, tudo aquilo que é urgente ser feito e não pode cair, deixando um pouco de tempo para imprevistos…e sabemos que os imprevistos nascem debaixo das pedras. Identifico também tudo o que posso delegar a colegas ou associados: liberta tempo e ajuda-me a criar “empowerment” nos que gravitam conosco.
Falando de coisas urgentes quero recordar-vos de uma coisa: dizer sempre que sim aos outros, nem sempre significa que os estamos a ajudar. Vale a pena pensar nisto.
Quandrante II, as tarefas que tenho de fazer esta semana e que me conduzem aos objectivos a que me propus, sejam pessoais ou profissionais. Planeio também momentos que me ajudam a crescer e a renovar energias. E todos já sentimos na pele as consequências de não parar e dar tempo à máquina para retemperar energias. Se é crítico saber para onde vamos é igualmente importante o descanso, quando o reverso da medalha nos pode conduzir ao burnout.
Quadrante III, revejo todas as reuniões e tarefas não importantes que tenho previstas, que podem ser descartadas ou encurtadas e tento reflectir em todos os momentos que me consomem tempo, como a leitura reactiva de email’s ou atendimento de telefonemas que não são urgentes e que me afastam do cerne.
Quadrante IV, tento identificar, com base no meu histórico, aqueles momentos em que queimo tempo (como um dia de couching, de canal em canal, em que quase me confundo com o sofá) ou me perco com tarefas que não lembram a ninguém (normalmente uma desculpa para não iniciar o que é realmente importante) ou me consumo entre o Facebook, Instagram ou Linkedin.
Visto daqui até parece simples, mas a verdade é que muitas e muitas vezes não sou fiel ao planeado. Tentar ocupar mais de metade do meu tempo no quadrante dois requer muita disciplina. Limitando as minhas actividades supérfluas, confiando e delegando naqueles que colaboram comigo é o caminho a seguir.
Por mais que doa, não é a falta de tempo que nos persegue. É a falta de organização. Por outro lado sei que não há uma maneira certa e outra errada de fazer as coisas, mas sim pessoas que tomam a liderança das suas vidas e fazem acontecer e outras que não. Como que por magia as oportunidades fazem pop-up, estabelecem-se conexões e florescem relações importantes. Simplesmente porque certos dias desafiamos o nosso cérebro reactivo e fazemos com que as 12h de trabalho valham por 24h.
