7 boas práticas na gestão de stock

A gestão de stock não é de todo o tópico mais sexy para ler, mas vamos enfrentar os fatos: a maior parte dos nossos negócios tem problemas graves na gestão do seu inventário: overstock, prazos de validade expirados, produtos não cobrados e até desvios. E tudo isto está a penalizar a sua margem de lucro. A seguir aos custos com pessoas é a segunda maior despesa e muitas vezes consome 20% ou mais da sua faturação. Se a deixamos ao sabor do acaso pode triturar muito mais.

Não deixe para amanhã o que pode fazer agora: para saber se o seu stock está a ser bem gerido na sua clínica comece por fazer uma conta simples – divida as suas compras do mês pela faturação desse mesmo mês (ou faça o exercício ao ano, se preferir). Se o valor que apurou é superior a 20% é urgente agir.

Partilho as minhas 7 boas práticas que podem ajudar a recuperar uma boa gestão de stock.

1. Forme a pessoa certa, mas envolva toda a equipa – A gestão de stock pode ser um desafio divertido para quem goste de organização e números, mas muitas vezes o responsável falha porque tem pouca ou nenhuma preparação neste tema. O controlo do inventário é crítico para a saúde do negócio, por isso o responsável deve ter muito bem descritas todas as suas tarefas e o que se espera dele, numa base diária, semanal, mensal e até anual. Devem também estar descritos SOP (standard operating procedure) ou instruções step-by-step que ajudam o colaborador nas suas tarefas de rotina (quando comprar, a quem comprar, como receber, como controlar e quando, etc.). Toda a equipa tem que perceber a necessidade deste centro de custos e estar sensibilizada e envolvida na sua otimização.

2. Prepare e organize o espaço de armazém – Daquilo que conheço, as clínicas e hospitais tendem a ter o inventário espalhado em várias localizações, umas vezes por desorganização, outras por constrangimentos de espaço, mas este ponto torna mais difícil o controlo e visualização, levando muitas vezes a novas encomendas porque assumimos que não há ou deixamos de vender porque não está no local habitual. Idealmente devemos concentrar o nosso armazém e a partir dele abastecer os vários pontos de trabalho. Esse armazém central deve ter os locais dos produtos identificados para uma organização e procura mais rápida e deverá ter duas outras áreas perfeitamente identificadas: Caixa de produtos para devolução a fornecedor e Caixa de produtos para destruição (apesar de produtos fora de validade seja um indicador de mau controlo de stock, a verdade é que acontece e por isso devem ser separados, controlados e registados numa folha apropriada).

3. Pense na hora de comprar – O tempo que gastamos a comprar produtos na distribuição pelo melhor preço, a realização da encomenda e até a organização física do armazém são custos indiretos dos produtos. Por isso não diversifique demasiado os seus fornecedores (até porque conseguirá melhores negócios). Escolha-os pelo seu serviço ao cliente, tempo de entrega, condições comerciais e também por outros serviços adicionais que possam aportar benefício ao seu negócio. Limitar o número de vezes que encomendamos por semana pode baixar imenso os seus custos indiretos e libertar o colaborador para ajudar na operação e serviço ao cliente. Como o stock é um custo (não é um investimento) para a clínica, temos que balancear muito bem entre o necessário e o demasiado: tente manter o suficiente para 2 ou 3 semanas, mas que esses mesmos produtos não estejam mais de 30 a 45 dias na prateleira! Não faça campanhas para ter em armazém, a não ser que essas lhe permitam vender os produtos antes de fazer o pagamento ou a sua rotação é garantida em 60 dias. Ponha o seu stock de dieta! Será que necessita ter 7 AINE’s diferentes, 4 champôs para piodermas, 10 antibióticos e antiparasitários de todas as marcas? Veja com a sua equipa o que faz sentido para a vossa clínica e para os vossos pacientes. Esta pequena mudança permitirá estandardizar compras e recomendações ao cliente!

4. Ordem de recompra, quando? – Para todos os produtos no armazém averigue quantos vende/consome por mês. Estabeleça isso como o seu stock mínimo já com uma semana de margem de segurança. Atenção aos produtos sazonais e picos de alta procura (lançamento de novos produtos, campanhas, etc.)

5. Faça a contagem física de inventário – Contem lá se não é verdade: tipicamente não investimos o tempo suficiente a investigar stock que está a mais ou em falta. E pior: contamos fisicamente e ajustamos nos nossos softwares sem questionar. Estes erros afetam a saúde financeira dos nossos negócios, então porque esperamos até ao último dia do ano para saber quanto inventário temos? Comece por tentar identificar os produtos classe A, aqueles que nunca devem faltar (biológicos, alimentação, antiparasitários, etc.), estes devem ser contados pelo menos todos os meses e idealmente uma vez por semana. Crie fichas de contagem de produtos e algumas dessas contagens devem ser cegas, ou seja, quem conta não deve saber que stock deve esperar.

6. Atenção ao marcar preços de venda ao público – Com muita frequência nos negócios veterinários confundimos Mark-up com Margem na altura de colocar os PVP (preço venda ao público) e esta confusão cria mal-entendidos relativamente à rentabilidade dos produtos. Explique a diferença à sua equipa, mas principalmente à pessoa responsável pela fixação dos preços. E como mark-up é uma arte e não uma ciência deve ter uma para cada tipo de produto e não um número único que o computador acresce automaticamente ao preço de custo.

7. Abuse do seu software na gestão de stock – Inquestionável que um bom registo dos itens permite o seu controlo e os softwares ajudam-nos a manter registo das quantidades compradas e vendidas, a saber stocks mínimos no momento, listar produtos a expirar validade e até a controlar custos com fornecedores. Infelizmente, estas ferramentas estão subaproveitadas na maior parte das clínicas que conheço e em quase todas porque não há uma estratégia definida para a gestão do stock, não há uma pessoa formada que tenha conhecimento profundo da sua tarefa e muitos passos são omitidos ou falseados, como as boas práticas na introdução de novos produtos nas bases de dados (produtos repetidos com nomes diferentes e modalidades de venda diferentes), na introdução atempada das faturas de compra quando se rececionam os produtos, na baixa de produtos consumidos e não vendidos, na baixa de produtos fora da validade e muitas outras que poderia continuar a enumerar.

O que gostava de transmitir é que independentemente do sistema de gestão de stock que desenhar e usar é necessário que, enquanto dono do negócio, arranje também o tempo para olhar para ele. Lá porque tem um colaborador responsável isso não significa que “pode lavar daí as suas mãos”. Este papel é talvez um dos mais inapreciados na medicina veterinária, mas é crítico para a o funcionamento do serviço de cliente, para o tratamento dos pacientes e no final, para a saúde e sustentabilidade do negócio.